Автоматизация, оптимизация, планирование — если вы изучаете способы улучшить эффективность своего бизнеса, вы наверняка не раз сталкивались с этими понятиями. Сегодня мы поговорим о них подробно.
Почему это важно?
Возможно, вы сейчас зададитесь вопросом, зачем вообще нужно обсуждать общеизвестные, интуитивно понятные термины? Тем не менее, именно интуитивное понимание часто мешает продуктивной коммуникации.
Вспомните, как часто мы говорим «оптимальный вариант», когда хотим сказать «разумный выбор», или употребляем слово «автоматически», чтобы описать что-то непроизвольное или случайное? Вряд ли в этот момент произносящий хочет поговорить о математике или производстве, хотя слова «оптимальность» и «автоматизация» родом именно оттуда.
В бытовой жизни мы часто используем слова в усечённом, ситуативном значении. Термины получают дополнительный, житейский смысл. Так, мы говорим об инерции в отрыве от физики, о гармонии — в отрыве от античной философии и музыки, об оптимальности — в отрыве от математики.
Повседневная речевая ситуация накладывает отпечаток на то, как человек общается в рабочей среде. Он может машинально переносить привычные значения слов на профессиональные термины — и наоборот.
С точки зрения лингвистики, ничего необычного в этом нет. Лексическая полисемия — то есть использование одного слова для обозначения нескольких явлений — это естественное свойство языка. Оно отражает способность мышления искать общие черты и взаимосвязи между объектами, то есть, попросту говоря, познавать мир.
В бизнесе, в отличие от абстрактной языковой системы, полисемия только создаёт путаницу и мешает понимать друг друга.
Что бывает, когда мы понимаем одни и те же термины по-разному?
Не получается корректно поставить задачу.
Если вы сможете чётко и в правильных терминах объяснить задачу разработчику, вы намного быстрее получите желаемый результат. В противном случае вы потратите массу времени на уточнение требований, при этом рискуя получить совсем не то, что ожидали.
Трудно выяснить, в чём проблема, если что-то идёт не так.
Если оптимизатор выдаёт недостаточно хороший результат, причина может скрываться где угодно. Если при этом клиент наугад сообщает поддержке, что маршруты неоптимальные, он не передаёт никакой достоверной и конкретной информации, а это затягивает поиск проблемы и её решения.
Сложно оценить, что именно предлагает подрядчик.
Недобросовестные подрядчики могут пользоваться чужой неосведомлённостью. Видя, что клиент вкладывает в понятие оптимальности только бытовое значение, разработчик может продать ему под видом оптимизатора сервис, который по факту ничего не оптимизирует. Детальный анализ может показать, что, несмотря на хорошее первое впечатление, сервис не выполняет заявленных требований, но вернуть потраченные деньги уже не удастся.
Для того, чтобы избежать возможных неприятностей, давайте последовательно разберём термины, с которыми чаще всего возникает путаница.
1. Планирование.
Иногда можно видеть, как в описании продуктов слова «оптимизатор», «система автоматизации» и «планировщик» используются в качестве синонимов — например, в нашей статье про выбор и сравнение оптимизаторов для транспортной логистики. Тем не менее, оптимизацию, автоматизацию и планирование не стоит путать.
Планирование — это составление плана.
При этом план может быть и оптимальным, и неоптимальным, и созданным автоматически, и рассчитанным вручную. Автоматизация и оптимизация могут влиять на то, насколько выполнимым и эффективным будет план, но это необязательные атрибуты планирования.
Взаимосвязь процессов легко проследить на примере транспортной логистики. Здесь планирование будет включать в себя составление планов для складов и водителей.
1. Инструкция, где будет указано, в каком порядке готовить товары к отправке или объезжать точки, может быть составлена логистом вручную или сгенерирована TMS. В зависимости от этого планирование будет ручным или автоматическим.
2. Маршрут поездки может быть составлен с помощью специализированного оптимизатора, а может быть рассчитан «на глаз». В первом случае речь идёт об оптимизированном планировании, во втором — о неоптимизированном.
2. Автоматизация.
Автоматизация и оптимизация часто идут через запятую в кейсах и пресс-релизах, но нужно чётко понимать, что это абсолютно разные вещи.
Автоматизация — это передача рутинных, однообразных, низкоуровневых операций от человека машине.
Потребность в автоматизации возникает тогда, когда сотрудник тратит много времени и сил на однообразные действия, которые может выполнять механизм, программа или искусственный интеллект.
Автоматизированная система вполне может работать хуже, чем раньше. Но задача автоматизации состоит не в повышении качества результата — и в этом состоит её ключевое отличие от оптимизации.
Какие задачи выполняет автоматизация?
1. Снижение рутинной нагрузки на сотрудников.
2. Упрощение масштабирования.
Вопреки опасениям, автоматизация не предполагает сокращения персонала, а наоборот — позволяет сотрудникам ставить и выполнять более сложные задачи.
Например, подобным образом работает автоматическая система распознавания лиц. Камеры наблюдения записывают миллионы часов видеоматериала, отсмотреть который вручную физически невозможно. Так, только в Москве на один квадратный километр приходится 77 камер слежения.
Искусственный интеллект обрабатывает поток входящих данных и отфильтровывает нужные кадры. Современные цифровые системы умеют в режиме реального времени распознавать лица, силуэты людей и техники. Это помогает полиции искать пропавших людей и раскрывать преступления. Штат полицейских при этом не уменьшается, напротив — текущие сотрудники получают возможность повысить свою продуктивность.
3. Оптимизация.
Этому термину приписываются как слишком широкие, так и слишком узкие значения. Кто-то воспринимает оптимизацию как абстрактное улучшение всего и сразу, кто-то в первую очередь думает о сокращении расходов — при этом оба оказываются неправы.
Оптимизация — это повышение эффективности конкретного процесса или его части.
Оптимизация не происходит в отрыве от поставленной задачи: оптимизируется всегда конкретный показатель или набор показателей. Например, в транспортной логистике это могут быть и расходы на транспорт, и пробег, и время в пути, и уровень сервиса.
По большей части, оптимизация и автоматизация — это инструменты для повышения эффективности бизнеса. Оно может выражаться в деньгах, качестве продукции и оказываемых услуг, инновациях и жизнеспособности компании - в зависимости от того, какие цели бизнес ставит перед собой.
Допустим, у компании появляется цель — открыть новые филиалы в 20 городах. Для этого нужно увеличить число сотрудников на 20%. В этом случае стратегия набора персонала может быть следующей:
Первый этап — автоматизировать процесс поиска, найма и обучения новых кадров: привлечь новые технологии, найти рекрутёров и кураторов, выстроить систему онбординга.
Второй этап — оптимизировать созданную систему. Если затраты на поиск сотрудников окажутся слишком велики, компания может проанализировать проделанную работу и отказаться от менее удачных решений в пользу более удачных — например, отдать рекрутинг на аутсорс, а внутри компании сосредоточиться на адаптации новичков к рабочему процессу.
Рассмотрим пример из транспортной логистики. Представим, что интернет-магазин открывает несколько точек в соседнем регионе и расширяет свою географию втрое. Какие меры помогут повысить качество доставки?
Первый этап — автоматизация: внедрить планирование, установить цифровую систему для квалификации и распределения заявок, запустить мобильное приложение для курьеров.
Второй этап — оптимизация: проанализировать работу транспортной системы, определить её сильные и слабые стороны, внедрить специализированное ПО, которое помогает строить эффективные маршруты.
4. Маршрутизация.
В зависимости от предметной области термин «маршрутизация» может иметь разные значения. Тем не менее, общий смысл всегда один и тот же.
Маршрутизация или роутинг — это процесс построения маршрутов.
Что считается маршрутом, определяет контекст конкретной задачи. Так, маршрут в транспортной логистике — это путь из точки А в точку Б, а маршрут в сети Интернет — это путь, который проходят данные от отправителя к получателю.
Помимо построения этого пути, маршрутизация не включает в себя больше ничего. Распределение заявок и выбор конкретной машины для выполнения данного заказа — это дополнительные опции, которыми маршрутизация не занимается.
Маршруты могут быть построены как с помощью специализированного ПО, так и вручную сотрудником отдела логистики. Во первом случае речь идёт об автоматической маршрутизации, во втором — о ручной маршрутизации. При этом она может быть как оптимизированной, так и не оптимизированной.
Так, например, все крупные картографические сервисы позволяют построить маршрут из точки А в точку Б с учётом тех или иных ограничений. Скажем, если пользователь едет на велосипеде, то маршрут можно строить по тротуарам, но нельзя по автомагистралям. При этом сервис на своё усмотрение оптимизирует время в пути или расстояние. Но самый быстрый или самый короткий маршрут могут не подойти человеку, потому что не согласуются с его целями.
Как быть?
С точки зрения бизнеса, который находится в поиске технологического партнёра, ситуация может выглядеть запутанно, поскольку на IT-рынке нет стандартов, предписывающих, в каких терминах нужно описывать продукт.
Так, например, инструмент, заявленный как планировщик, вовсе не обязательно занимается оптимизацией. Компания, которой нужно не только спланировать, но и оптимизировать доставку, рискует попасть в неприятную ситуацию, если будет целенаправленно искать именно планировщик. Как избежать недопонимания?
1. Старайтесь не употреблять термины в бытовом значении.
В профессиональной среде многие слова не то, чем кажутся. Если есть риск, что вас поймут неправильно, постарайтесь выразить свою мысль иначе. Стремитесь к ясности: вместо «оптимальный» можно сказать «самый дешёвый» или «наиболее надёжный» в зависимости от задачи.
2. Не бойтесь описывать ситуацию естественным языком.
Если вы хотите, чтобы продукт помог сократить расходы на транспорт или освободил колл-центр от необходимости совершать дополнительные звонки — так и скажите. Если разработчик поймёт, как бизнес-задачи вы планируете решать, он сумеет предложить конкретное решение.
3. Описывайте проблему, а не своё видение её решения.
Одну и ту же проблему можно решить разными способами. Некоторые из них будут надёжнее, долговечнее, дешевле, а некоторые — совсем наоборот. Делегируйте выбор пути решения проблемы разработчику: он лучше знает свой продукт и будет действовать рационально.
4. Уточняйте непонятное и задавайте вопросы.
Если вы не до конца понимаете, как работает та или иная технология, не стесняйтесь спрашивать. Чем лучше вы разбираетесь в том, за что собираетесь платить деньги, тем меньше вы рискуете переплатить. Например, в описании продукта можно увидеть, что он «учитывает» те или иные данные. Если вы не понимаете, что это за «учёт» и для чего он нужен — смело задавайте вопрос.
5. Ставьте перед продуктом конкретные задачи.
Если вы можете чётко сформулировать задачу, вам будет легче выбрать продукт под нужды своего бизнеса. Советуем прочесть нашу статью о том, как сравнивать разные планировщики — там мы рассказываем, на что нужно обращать внимание при выборе решения.
6. Не верьте на слово. Если есть сомнения — проверяйте.
Если разработчик предоставляет такую возможность, проверьте продукт на ваших собственных данных и оцените полученный результат. Так вы сможете удостовериться, что нашли нужный продукт, или продолжить поиск, если результат вас не устроит.
